請求書とは？役割や書き方、電子化するメリットまで解説！

請求書の基礎知識

まずは請求書の基礎知識として、その意味や必要性、混同しがちなビジネス文書との違いを確認していきましょう。

請求書とは？

請求書とは、納品した商品やサービスの対価を取引先から受け取るため、支払いに関わる内容を確定させる文書です。
一般的に、企業間の商取引は以下のような流れで進んでいきますが、商品・サービスの納品および検収が完了した段階で、売手側が買手側に対して請求書を発行します。

通常、商品やサービスの納品が完了したとしても、売手側が請求書を発行して送付しなければその代金は支払われません。
商品やサービスの対価をしっかりと受け取るためにも、そして無用なトラブルを防ぐためにも、請求書を適切な内容で発行・送付することが大切です。

請求書はなぜ必要？

じつは、請求書の発行は法律で義務付けられているものではありません。
しかし、企業間で取引が行われた事実を証明するとともに、金銭のやり取りの円滑化およびトラブル防止のためにも、請求書の発行は必要だと言えるでしょう。

また、請求書の発行が義務付けられていないのと同様に、法的には請求書に印鑑を押す必要はありません。
ただし、日本では商習慣として請求書への押印が根付いており、文書の信頼性の向上および改ざんや偽造防止という意味でも一定の効果があるとされています。法人の場合は「角印」と呼ばれる正方形の印鑑を押すのが一般的です。個人事業主やフリーランスの場合は、普段から使用している印鑑を使うとよいでしょう。

請求書の再発行は可能？

請求書に関するよくある疑問のひとつに、「請求書の再発行は可能かどうか」という疑問があります。

結論から言うと、請求書の再発行は可能です。
ただし、請求書を再発行する際には、二重請求などのトラブルを回避するための対応が求められます。
具体的には、再発行である旨を書面に明記する、請求日の日付や管理番号を元の請求書と一致させる、といった対応が必要です。

以下の記事では、請求書の再発行を依頼する際の例文や対応方法について詳しく解説しています。あわせてお読みください。

見積書・納品書・領収書との違い

請求書と混同しがちな文書に見積書や納品書、領収書などがありますが、これらは請求書の役割とは異なるため注意が必要です。
見積書や納品書、領収書の役割について簡単に確認しておきましょう。

見積書

見積書は、商品やサービスを提供する前に、納品物の内容や数量、納期、金額などについて明示する文書です。
発注するか否かの検討材料になるほか、納品内容や金額、納期などに関する発注後のトラブルを防ぐためにも重要な文書と言えます。

納品書

納品書は、商品やサービスの納品時もしくは納品後に発行する文書で、発注内容と納品内容に相違がないかを確認することができます。
納品書と請求書で金額の紐付けができるため、経理処理を行ううえでも必要です。

領収書

領収書は、商品やサービスに対して料金が支払われたことを証明する文書です。
入金前に領収書を発行してしまうと、すでに支払が完了したことの証明となってしまいトラブルに発展してしまう恐れがあります。必ず、入金を確認した後に発行するようにしましょう。

請求者のテンプレート例と書き方のポイント

先述の通り、請求書は取引があった事実を証明するほか、支払に関するトラブルを防止する役割があるため、正しい内容で発行することが重要です。
次は、請求書の記載項目や書き方について確認していきましょう。

請求書の記載項目

まずは上記の請求書テンプレート例をもとに、記載項目を確認しましょう。

詳しくは後述しますが、2023年10月からインボイス制度が開始され、必要な記載項目が変更になるため注意が必要です。
インボイス制度開始後、適格請求書の要件を満たすための記載項目は以下の通りです。

なお、適格請求書を発行するには、所轄税務署に申請して「適格請求書発行事業者」として登録された事業者になる必要があります。
インボイス制度について詳しく知りたい方は、以下の記事をあわせてお読みください。

請求書の記載項目の書き方

では、各記載項目について、書き方のポイントを確認していきましょう。

（1）書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

「誰に対する請求なのか」を明確にするために、交付を受ける事業者の氏名または名称を記載しましょう。
取引先の社名（もしくは氏名）に続く形で、「御中」と敬称を付けるのが一般的です。

（2）取引年月日

「取引がいつ行われたか」を明確にするため、取引年月日を記載しましょう。
この取引年月日は、請求書を発行する日付ではなく、実際に取引を行った日付を記載します。年表記については西暦・和暦を問いません。

（3）取引内容（軽減税率の対象品目である場合はその旨）

「何を取引したのか」を示す取引内容についても記載しましょう。
取引内容に軽減税率（8％）の対象品目が含まれる場合、注釈をつけるなどして軽減税率対象品目である旨を明示します。

（4）税率ごとに区分して合計した対価の額、および適用税率

税率ごと（10％と8％）に区分した合計金額を記載します。
また、インボイス制度開始後は上記に加えて適用税率も記載する必要があるので注意しましょう。

（5）税率ごとに区分した消費税額等

インボイス制度開始後、税率ごとに区分した消費税額の記載が必要になります。
消費税額の端数処理は、税率ごとに1回という点に注意しましょう。

（6）適格請求書発行事業者の氏名または名称、および登録番号

「誰からの請求なのか」を明確にするため、発行者の氏名または名称を記載します。
法人の場合は会社名を、個人事業主であれば屋号もしくは氏名を記載しましょう。
また、インボイス制度開始後は適格請求書発行事業者の登録番号も併記する必要があります。

請求書の保管方法・保存期間

発行・受領した請求書は、適切な方法で保存する必要があります。
次は、請求書の保存期間や保存方法について確認していきましょう。

請求書の保存期間

受領した請求書は、法人の場合は7年間の保存が義務づけられています。
ただし、青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた場合、もしくは青色申告書を提出せずに災害損失欠損金額が生じた事業年度は10年間の保存が必要です。この保存期間は、その事業年度の確定申告の提出期限の翌日から数えます。
個人事業主の場合、保存期間は5年間です。ただし、前々年度の課税売上高が1,000万円以上の場合は課税事業者になり、7年の保存期間が義務づけられています。法人同様、事業年度の確定申告の期限日の翌日から保存期間が開始されます。

インボイス制度では、適格請求書とその控えの保存が必要です。発行した側・受け取った側のどちらも7年間保存しなければなりません。

請求書の保存方法

発行・受領した請求書は、紙の原本で保存する方法と電子データとして保存する方法があります。
請求書を電子データとして保存する場合も、保存期間は紙で保存する場合と同様です。
ただし、請求書を電子データとして保存する場合は、電子帳簿保存法への対応が必要になります。
電子帳簿保存法への対応方法については以下の記事で詳しく解説しているのであわせてお読みください。

インボイス制度開始に伴う請求書関連業務の変更点

先に触れた通り、インボイス制度が開始した2023年10月以降、請求書の様式や請求書を扱う業務にいくつかの変更が生じます。
インボイス制度とは、消費税の仕入税額控除に関する新制度のことで、正式名称を「適格請求書等保存方式」と言います。

では、インボイス制度開始後の請求書関連業務への変更点を確認していきましょう。

適格請求書（インボイス）を発行できるのは登録事業者のみ

インボイス制度の開始後、事業者が仕入税額控除を受けるためには、適格請求書（通称：インボイス）の適正保存が必要になります。
そして適格請求書は、「適格請求書発行事業者（以後、登録事業者と表記）」に登録された課税事業者しか発行することができません。

そのため、免税事業者においては課税事業者に変更して登録事業者になるか否かを検討しなければなりません。

請求書の記載事項の変更

先述の通り、適格請求書は現行の区分記載請求書とは様式が異なり、記載事項が多くなります。

そのため、インボイス制度開始以降、登録事業者として適格請求書を発行するのであれば、請求書フォーマットの見直し・変更を行う必要があります。

請求関連業務の煩雑化

インボイス制度の開始後、請求関連業務にも変更が生じます。

請求書を発行する側は、これまでの記載事項に加えて税率ごとに区分した消費税額を算出する必要があるほか、登録番号の記載も必要になります。

請求書を受領する側は、受け取った請求書が適格請求書の要件を満たしているかを確認する手間が発生するほか、記載されている登録番号の照合作業が必要です。
また、免税事業者からの仕入取引がある場合には、課税事業者から受け取る請求書と区別して経理処理を行わなければなりません。

デジタルインボイスの普及

先述したような変更によって、インボイス制度開始後の請求関連業務はこれまで以上に煩雑化することが予想されています。
そんななか、インボイス制度開始後の業務負担軽減に効果的として注目を集めているのが、デジタルインボイス（電子化され標準化された適格請求書）です。
日本においては、「Peppol（※）」に準拠したデジタルインボイスの国内標準仕様として、「JP PINT」が策定されています。
※電子文書をネットワーク上でやり取りするための国際標準仕様

この「JP PINT」はデジタル庁主導による官民一体の重大プロジェクトとして普及・定着が進められており、今後デジタルインボイスを導入する企業は増えていくでしょう。

請求書を電子化するメリット

請求書は電子データとして保存することが可能であり、インボイス制度開始に向けてデジタルインボイスの注目度も高まっているとお伝えしました。
では、デジタルインボイスへの切り替えを含め、請求書を電子化することでどのようなメリットが期待できるのでしょうか。

次は、請求書を電子化する主なメリットとして以下の4点をご紹介します。

• コスト削減
• 業務効率・正確性の向上
• 管理・保存の負担軽減
• テレワークの促進

コスト削減

紙で発行・保存していた請求書を電子化することで、コスト削減の効果が期待できます。

電子請求書であれば、紙代やインク代などの印刷コストが発生しないだけでなく、取引先への配送コストも削減することが可能です。また、物理的な保管スペースを必要としないため、保管庫などの賃料も節約することができるでしょう。

業務効率・正確性の向上

請求書を電子化するメリットとして、業務効率の改善や正確性の向上を挙げることができます。

電子請求書であれば、手作業で行っていた仕分け作業や封入・封緘作業が不要になるほか、業務システムに入力する負担も軽減されるでしょう。
また、記載内容を修正したり再発行したりといった作業が発生した場合も、再度印刷する手間なく、システム上で修正・再発行が可能です。
そのため、インボイス制度開始後の請求関連の業務負担軽減にも効果的だと言えるでしょう。

管理・保存の負担軽減

先述のように、請求書は最長10年間の保存が必要です。
そのため、過去に発行した請求書を参照する際には、膨大な量の紙書類のなかから該当の請求書を探し出さなければなりません。
電子請求書であれば、取引先の社名や案件名、取引年月日など、さまざまな条件で検索することができ、過去の請求書を速やかに確認することが可能です。

テレワークの促進

請求書の電子化により、テレワークなどの柔軟な働き方の促進にも効果が期待できます。

従来の紙の請求書では、発行前の社内確認や捺印、取引先への発送作業など、オフィスに出社しなければならない作業が少なくありません。
電子請求書であれば、システム上で発行から配信まで完結できるため、在宅勤務などのテレワーク時でも円滑に業務を遂行できるでしょう。

請求書を電子化するシステムの選び方

請求書の発行・配信を電子化する場合、電子帳票システムなどを導入するのが一般的です。
請求書を電子化するためにシステムを導入する際には、必ず押さえておきたいポイントがあります。
導入する前に以下の6つのポイントを確認しておきましょう。

電子帳簿保存法への対応は必須

請求書を電子化するのであれば、電子帳簿保存法への対応が必要になります。
そのため、システム選びの段階で、電子帳簿保存法の法的要件を満たすシステムを選択することをおすすめします。

その際、チェックしたいポイントがJIIMA認証の有無です。
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証制度で、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに付与されます。
JIIMA認証を取得しているシステムであれば、請求書の電子化と法対応を同時に実現することができるでしょう。

インボイス制度への対応可否も要確認

インボイス制度に対応する機能を備えているかどうかも、システム選定の際に注目すべきポイントです。
適格請求書に対応したテンプレートが用意されているシステムや、フォーマットを柔軟に変更可能なシステムを選ぶとよいでしょう。

また、先述した「Peppol」経由のデータ送受に対応していたり、システム上で登録番号の照合が可能なシステムであれば、インボイス制度開始後の請求関連業務を効率化することができるでしょう。

既存の業務フローに組み込めるか

既存の業務フローを大きく変更することなく導入できるかも重要なポイントです。
たとえば、請求書の発行前に社内で確認フローが発生するケースは少なくないでしょう。
承認フロー機能が備わっているシステムであれば、システム上で承認業務を実行可能です。
また、印影付与機能があれば、請求書への押印もシステム上で再現することができます。

このように、既存の請求業務フローを再現できるシステムであれば、導入後の混乱を防ぎつつスムーズに運用を開始できるでしょう。

取引先の負担を軽減できるか

自社だけでなく、取引先への配慮も大切です。
取引先によっては電子請求書を受け入れる体制がなく、紙でのやり取りを希望する場合もあるでしょう。
請求書の電子配信と紙による配送を両立できるようなシステムであれば、取引先の意向を尊重しつつ、請求書の電子化をスモールスタートできるでしょう。

文書のライフサイクルマネジメントを行えるか

請求書などのビジネス文書には、作成・保存・破棄というライフサイクルが存在します。
文書のライフサイクルを適切に管理するための機能についても注目してみましょう。
たとえば、請求書の作成から破棄までの記録を残せる証跡管理機能や、保存期間に応じた自動削除機能が搭載されたシステムであれば、文書のライフサイクルマネジメントを適切かつ効率的に行えるでしょう。

送受信と保管・管理を一気通貫で電子化できるかどうかが鍵

システム選びでは、請求書の送受信と保管・管理を一気通貫で電子化できるかどうかが鍵となります。

ウイングアーク１ｓｔが2023年4月に行った調査によれば、請求書などの電子帳票の受け取りと保管・管理に異なるツールを使用している方のうち、90.8％が「業務効率が悪い」と実感していることに加え、76.6％が情報漏洩リスクの高まりを懸念していることが示されています。
この調査結果から、業務効率を高めていくためには請求書の送受信、そして保管・管理を別々のツールで電子化するのではなく、請求書に関わる一連の業務を電子化できるサービスを選択することが重要だと言えるでしょう。

▼調査の詳細はこちら
「企業間取引の電子化に関する実態調査」を実施 | ウイングアーク１ｓｔコーポレートサイト

請求書の電子化を実現するシステムは……

次に、請求書をはじめとした帳票の電子化やWeb配信を実現するシステムとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」の特徴をご紹介します。

「invoiceAgent」は、文書データの送受信や一元管理、そして紙文書のデータ化まで、請求書に関わる一連の業務を一気通貫で電子化することが可能です。

また、「invoiceAgent」は以下のJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法に対応可能です。

また、ウイングアーク１ｓｔはデジタル庁認定のPeppolサービスプロバイダーであり、Peppol経由のデータ送受信に必要なアクセスポイントを提供可能です。

では、「invoiceAgent」の特徴を詳しく見ていきましょう。

請求書データの送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」

「invoiceAgent 電子取引」は、データ化した帳票書類の送受信を実現する電子取引プラットフォームです。

専用の配信サイト上で請求書などの帳票データを配信できるほか、取引先が発行する帳票を受け取ることもでき、送る側も受け取る側も電子帳簿保存法の電子取引要件に対応することができます。
また、取引先ごとにファイルが自動で振り分けられるため、手作業による仕分けは不要。簡易承認フロー機能や印影付加機能を備えているため、既存の業務フローをシステム上で再現できます。
さらに、デジタルインボイスの標準規格である「Peppol」経由のデータ送受に対応しており、「invoiceAgent 電子取引」上で登録番号の照合や、受領した紙の適格請求書をデータ化することも可能です。

請求書の一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理」は帳票の電子化・一元管理を実現する文書活用ソリューションです。

「invoiceAgent」や他システムで作成・出力した請求書などの文書データをまとめて取り込み、自動で仕分け・保存することができます。
タイムスタンプ機能や検索機能、証跡管理機能によってセキュリティやガバナンスの強化も実現します。
さらに、保存期間に応じた自動削除も行えるので、ライフサイクルマネジメントの効率化にもつながります。

紙で受領した請求書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」

「invoiceAgent AI OCR」は、取引先から受領したり、発行・保存したりしている請求書などをデータ化するOCR／AI OCRソリューションです。

高精度な5つのOCR／AI OCRを搭載しているほか、読み取り文書の傾きや歪みを自動で補正する機能も備えています。
1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジン処理を行うこともできるため認識率が高く、目視による確認工数を削減します。RPA連携によって、業務システムへのデータ入力を自動化することも可能です。

「invoiceAgent」を活用した請求書の電子化事例

次に、「invoiceAgent」を導入して請求書の電子化を実現した事例をご紹介します。

短期間で請求書電子化・Web配信を実現（伊藤忠商事）

大手総合商社である伊藤忠商事株式会社は、「invoiceAgent 文書管理」と「invoiceAgent TransPrint」の導入により請求書をはじめとした帳票の電子化およびWeb配信を実現しています。

「invoiceAgent 文書管理」と「invoiceAgent TransPrint」の導入以前、約600課ある営業部署の担当者が各々で請求業務を行っていました。しかし、2020年春に発生した新型コロナウイルスの感染拡大防止により在宅勤務を余儀なくされるなか、請求業務のために出社せざるを得ない状況に直面してしまいます。
また、請求書を電子化するにしても、二重発行や改ざん防止など、セキュリティ・ガバナンスの担保も必須でした。

そこで選ばれたのが、ウイングアークの「invoiceAgent 文書管理」と「invoiceAgent TransPrint」の組み合わせです。
既存レイアウトで作成されたPDFファイルをそのまま利用できるため短期間での導入に適しており、タイムスタンプ機能によってセキュリティ・ガバナンスが担保されている点も導入の決め手となりました。
2020年9月の導入決定から約6ヶ月という短期間で本格運用を開始し、請求書の電子化とWeb配信を実現。在宅勤務でも請求業務を遂行できる基盤の構築に成功しています。

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伊藤忠商事株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

年間185時間の工数削減に成功（武蔵コーポレーション）

収益用不動産の売買・仲介・賃貸管理などを手掛ける武蔵コーポレーション株式会社は、「invoiceAgent」で請求業務の電子化および工数削減を実現しています。

導入以前、受領した紙の請求書の情報を、基幹システムや進捗管理システムと突合させる作業が大きな負担となっていました。

そこで、請求処理業務の効率化を図り「invoiceAgent」を導入。高精度AI OCRで紙の請求書をデータ化することで、請求書処理の効率化を実現しています。たとえば、広告料に関する請求書処理に関しては年間185時間の工数削減になるなど、大きな効果を実感されています。
さらに今後は、RPA連携による突合作業の自動化も見据えるなど、不動産業界特有の紙文化からの脱却に率先して取り組んでいます。

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請求書のWeb配信と電帳法対応を推進（JFEスチール）

世界有数の鉄鋼メーカーであるJFEスチール株式会社は、「invoiceAgent」の導入により請求書のWeb配信を実現しています。

かねてより全社的にペーパーレスを推進する計画があったほか、新型コロナウイルスの影響により自社や取引先がテレワークに移行したことから、請求書の電子化およびWeb配信に着手。
「invoiceAgent」の導入により、在宅勤務中でも請求業務を遂行できる環境が整い、2022年1月に改正された電子帳簿保存法への対応にも効果を得ています。
「invoiceAgent」の適用範囲拡大を見据えるなど、帳票の電子化とさらなる業務効率化に意欲を見せています。

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JFEスチール株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

毎月約40時間かけていた請求書発行業務の工数が半減！（エムオーテックス）

「LanScopeシリーズ」をはじめとしたソフトウェア開発・販売を行っていたエムオーテックス株式会社は、「invoiceAgent」の導入によって紙ベースの請求書発行業務をWeb配信へと切り替えました。

導入以前、PDFの請求書をプリントアウトして検印し、経理部門で封入封緘を行い、取引先に郵送していました。
手作業によるこの業務は2人がかりで月間40時間ほど費やしており、ミスが発生する可能性も懸念されていました。
その後、コロナ禍に突入したことで在宅勤務への移行が進むなか、一部の取引先を対象にメールでの請求書送付を開始。
しかし、メール本文や送付先、添付ファイルのダブルチェックは紙の請求業務以上に工数がかかり、送付ミスのリスクは依然として残されていました。

そこで同社は、「invoiceAgent」の導入による請求書発行業務の電子化を決断。
「invoiceAgent」の導入後、手作業による封入封緘や発送業務、目視によるチェックがなくなり、毎月40時間かかっていた請求書発行業務の工数が半減。
在宅勤務でも業務を行えるようになったほか、取引先が増加しても工数やミスが発生しにくい運用体制を整えることに成功しました。

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エムオーテックス株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

取引先からの請求書受領を電子化し「デジタル経営」を推進（西武ホールディングス）

グループ全体で「デジタル経営」を推進する株式会社西武ホールディングスは、「invoiceAgent」によって取引先から受領する請求書の電子化に成功しています。

同社では、2019年にNTTデータ･ビズインテグラルのERPパッケージ「Biz∫」を導入するなど、かねてより会計システムの刷新に取り組んできました。
しかし、2019年時点では電子帳簿保存法の要件ハードルが高く、受領した請求書の電子化は先送りとなっていました。
その後、新型コロナウイルス感染症の流行拡大によるテレワークの普及、そして2022年1月の電子帳簿保存法改正が重なり、受領する請求書の電子化に着手することを決定しました。
すでに導入しているERPパッケージ「Biz∫」との連携が可能で、取引先の負担を抑えつつ運用を開始できる点が決め手となり、「invoiceAgent」を導入しました。
「invoiceAgent」の導入により、取引先は従来の印刷・封入・郵送の手間を削減することができ、同社では請求書が手元に届くまでのリードタイム短縮、および保管に関わる手間や工数を削減できる体制が整いました。

現在は、グループ23社で「invoiceAgent」を利用しているだけでなく、最終的にはグループ40社まで利用範囲を拡大していくことを想定するなど、グループ全体での「デジタル経営」推進に大いに役立てられています。

▼事例詳細はこちら
株式会社西武ホールディングスのinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、請求書の基礎知識や書き方のポイント、電子化の方法や事例などをご紹介しました。

電子帳簿保存法の改正により、請求書をはじめとした帳簿書類の電子化ハードルは下がりつつあります。また、2023年10月のインボイス制度開始に伴い、請求業務の効率化はますます重要になるでしょう。

紙ベースの請求業務に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考に請求書の電子化・Web配信を検討してみてはいかがでしょうか。