紙の請求書をデータ化するならOCRが有効
紙で受領・作成した請求書を電子データとして保存するには、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応する必要があります。
そして、スキャナ保存要件に対応するには、ただ紙の請求書をスキャナで画像データ化するだけでは不十分であり、検索機能の確保など定められた各種要件を満たさなければなりません。
そこで有効なのが、OCRツールの利用です。OCRを活用することで、請求書に記載された情報をテキストデータに変換し、検索に必要な属性情報を付与することが可能であり、入力・転記作業などの負担を抑えつつスキャナ保存要件に対応することが可能になります。
また、OCRによるデータ化にはそれ以外にも多くのメリットがあり、紙で受領・保存していた請求書などの帳票をOCRでデータ化する企業が増えつつあります。
請求書をOCRでデータ化するメリット
次は、請求書をOCRでデータ化することのメリットについて確認していきましょう。
業務効率化
OCRで請求書をデータ化するメリットとして、業務効率化を挙げることができます。
請求書を紙のまま保存・管理している場合、受領した請求書の内容を目視で確認したり、手作業で基幹システムに情報を転記したりといった作業が発生します。また、取引先ごとに仕分けを行いファイリングし、保管場所へと格納する手間もあるでしょう。
一方、OCRを利用することで書面の情報をテキストデータとして扱うことが可能になります。これにより、目視や手動によって行っていた確認・入力作業を効率化することができ、システム連携やRPAの活用により作業の自動化も目指せるでしょう。
検索性の向上
OCRで請求書をデータ化することにより、紙の請求書に比べて検索性を高めることが可能です。
紙媒体で請求書を管理している場合、過去の請求書を確認する際、大量の書類のなかから当該の請求書を探し出さなければなりません。別拠点や外部倉庫で管理している場合には、確認までに多くの時間を要してしまうこともあるでしょう。
一方、OCRで請求書をデータ化していれば、さまざまな条件で速やかに検索することが可能です。社内や取引先からの問い合わせがあった際や監査で提出を求められた際など、スピーディーに対応することができるでしょう。
コスト削減
請求書をOCRでデータ化することで、コスト削減につなげることが可能です。
請求書を紙媒体で保存している場合、ファイルやキャビネットなどの備品代がかかります。企業によっては、請求書を含む帳票を保存するために外部倉庫を借りているというケースもあるでしょう。請求書をOCRでデータ化し電子帳簿保存法の要件を満たすことで、紙の請求書原本を破棄することができ、保存にかかっていたコストを削減できます。
また、先述した業務効率化や検索性向上により作業工数が削減されれば、人件費の削減にもつながるでしょう。
紙の請求書をデータ化するなら「invoiceAgent AI OCR」
OCRで請求書をデータ化することのメリットについてはわかりましたが、具体的にどのような製品・サービスを導入すればよいか迷ってしまう方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような場合、ウイングアークが提供する帳票データ化ソリューション「invoiceAgent AI OCR（インボイスエージェント エーアイ オーシーアール）」をおすすめします。
次は、「invoiceAgent AI OCR」の特徴を見ていきましょう。
高精度な4つのOCR／AI OCRエンジン
「invoiceAgent AI OCR」には、高精度な4つのOCR／AI OCRエンジンが備わっています。
読み取り文書の種類や様式に合わせて適切なOCR／AI OCRエンジンを選択できるほか、1つの読み取り文書に対して複数のOCR／AI OCRエンジンによる処理を実行することも可能です。また、複数のOCR／AI OCRエンジンによる処理結果を比較するデータコンペア機能も備わっており、活字・手書きを問わずさまざまな文書のデータ化に役立てることができます。
認識率の低下を防ぐ自動補正機能
「invoiceAgentAI OCR」は、「位置指定型」と「項目指定型」という2通りのフォーマット定義に対応しています。そのため、帳票が固定フォーマットまたはフリーフォーマットの場合にもデータ化が可能です。
さらに、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能も備わっています。これにより、認識率の低下を防ぎつつ効率的に文書のデータ化を進めることができるでしょう。
システム連携で拡張していける
各種システム・ツールと連携することで業務効率化の範囲を拡張していける点も、「invoiceAgent AI OCR」の特徴です。
たとえば、「invoiceAgent」シリーズや帳票基盤ソリューション「SVF Cloud」といったウイングアーク製品と連携すれば、帳票のデータ化や出力、法令に基づく一元管理、企業間での送受信まで一気通貫で実現する「デジタル帳票基盤」を構築することが可能です。
さらに、各種アダプターやWeb APIを用いることで、外部システムやクラウドサービスなどとスムーズに連携することもできるので、さまざまな業務領域の効率化・自動化を目指せます。
「invoiceAgent」で請求書をデータ化した事例
最後に、「invoiceAgent」を活用して請求書をデータ化した事例をご紹介します。
年間約185時間の事務処理工数を削減（武蔵コーポレーション）
収益用不動産の売買・仲介・賃貸管理を手掛ける武蔵コーポレーション株式会社は、「invoiceAgent」の導入により仲介業者から受領する請求書の事務処理工数を大幅に削減しました。
同社は多くの仲介業者から紙の請求書を受領しており、システムへの転記作業や各種システムとの突合作業に多くの工数を要していました。
また、同社における請求書の事務処理業務は少々複雑で、主要項目のデータをあらかじめ記載した請求書を同社が用意して各仲介業者へとPDF形式で送付し、各仲介業者は内容を確認したうえで印刷し、作業完了日などを手書きで記入・修正して返送するという流れとなっています。この請求書の作成・発行はすでに導入していた「SVF Cloud」で行っていたことから、課題解決の鍵は帳票出力の仕組みだと同社は考え、ウイングアークへと相談。
検討を重ねた結果、「invoiceAgent」を活用することで、各仲介業者から紙で返送される請求書の一元管理や再データ化、その後の基幹システムや進捗管理システムとの突合、仕分け保管などの事務処理を自動化できると判断。
導入後、SVF Cloudで作成する請求書に各種データを網羅したQRコードを付加し、仲介業者から返送された請求書をOCRでスキャンし、Bridgeサービスを用いてinvoiceAgentにアップロードすることで正確にデータ化（CSV形式）するという仕組みが完成し、業務改善に大きな成果が表れています。広告料に関する請求書処理に関しては年間185時間の工数削減を達成し、修繕に関する請求書処理に関しては年間1,000時間以上の工数削減を見込んでいます。
さらに、将来的にはRPAとの連携による自動化も見据えており、実現すれば各種システムとの突合時にエラーが発生した際の修正を除き、人手による作業がほとんどなくなる見通しとなっています。
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月に約7,000枚受領する月報兼請求書をデータ化（ロジクエスト）
『あらゆる届けるを解決する』を理念に掲げ物流事業を展開する株式会社ロジクエストは、「invoiceAgent」を導入して月報兼請求書の電子化を実現しました。
同社の配送代行サービスにおいては、全国5,500以上の直接契約ドライバーや協力会社がおり、毎月約7,000枚の月報兼請求書が各支店に送られてきます。これらの保管には外部倉庫を2ヶ所借りており、過去の書類を確認する際に探すのが難しいという課題がありました。また、支店によって毎月の請求書の管理フローが異なるため、原本の所在が分からなくなることや、過去の書類を倉庫から取り寄せるのに数日以上を要するケースも珍しくありませんでした。
そこで同社は、帳票類の電子保管によるペーパーレス推進に着手。システム選定では「JIIMA認証取得システム」「費用面」「導入しやすいクラウド型」「使いやすさ」を要件として検討を重ね、「invoiceAgent」の採用を決定しました。導入後、同社の月報兼請求書の管理フローは次のように変わりました。
- 各支店で受領した月報兼請求書のデータを社内共有フォルダに集約
- 担当者のチェック後、「invoiceAgent」に一括アップロードするための監視フォルダに移動
- 「invoiceAgent」でOCR処理を行いデータ化し、タイムスタンプを付与した電子文書を保管
紙の印刷量やコピー用紙の発注量が減少するなどペーパーレス化の成果が表れつつあり、取引先から過去の日報に関する問い合わせがあった際の書類検索効率化にもつながっています。
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まとめ
今回は、OCRによる請求書のデータ化に焦点を当て、そのメリットや注意点、おすすめのソリューションと導入事例をご紹介しました。
電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の開始により、請求書をデータ化するニーズは一層高まっています。記事内でご紹介した「invoiceAgent AI OCR」は、請求書を始めとした紙の帳票を効率的にデータ化することが可能で、「invoiceAgent」シリーズの他製品や「SVF Cloud」と連携することで、帳票にまつわる一連の業務プロセスをデジタル化することができます。
請求書のデータ化やOCRの活用を検討中の方は、「invoiceAgent」の活用を選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。
